Evernote - für mich ein unverzichtbares tool

Ich bin 2012 auf Evernote gestoßen und war zunächst sehr skeptisch, denn es gibt ja einige Programme in dieser Art.

Mittlerweile ist Evernote für mich das unverzichtbare Tool für die Verwaltung und Dokumentation in allen Lebens- und Geschäftsbereichen - und mein Gedächtnis-Backup. Die App gibt es für Windows, MAC OSX, oder als Web-Client, sowie für alle Smartphone-Betriebssysteme.

Gleich vorweg: ich werde nicht von Evernote bezahlt, noch habe ich irgendwelche Vorteile, wenn ich hier darüber berichte.

Die Basisversion ist kostenlos. Für einen Jahresbeitrag von ca. 40 € erhält man die Premium-Version, die ich verwende. Diese enthält zusätzliche Funktionen, sowie ein höheres Upload-Volumen.

Evernote ist mein „Virtuelles Gedächtnis“. Hier können Dokumente, Ideen, Notizen, Termine, Wiedervorlagen gespeichert und leicht wiedergefunden werden.
Eine vollständige Beschreibung der Funktionen würde Bücher füllen. Es gibt ein Forum und z.B. ein Buch von Herbert Hertramph, der auch einen Blog veröffentlicht.
Evernote hat eine sehr strenge, kundenfreundliche Datenschutzrichtlinie. Ansonsten sind die Daten so sicher wie in jeder anderen cloud und werden von Evernote auch nicht weitergegeben.

Je nach Mentalität kann man beim Aufbau des Datenstamms mit unterschiedlichen Arbeitsweisen herangehen:

Die „faule" Arbeitsweise entspricht dem Ordnungsprinzip, alle Dokumente einfach in einen Karton zu packen. Der digitale Ansatz hat jedoch den großen Vorteil, dass Evernote die Dokumente auch wiederfindet. Bei der Suche wird Text in Dokumenten, in Fotos (!) und sogar in handschriftlichen Notizen (mit Einschränkungen) erkannt und wiedergefunden (Premiumversion).

Die „ordnungsliebende" Arbeitsweise entspricht dem Abheften der Dokumente in Ordnern. Man kann den Schriftstücken Schlagwörter (tags) hinzufügen. Ordner sind frei anzulegen, z.B.: Personen, Firmen, Arbeit, Urlaub, Kinder, Veranstaltungen, Hausverwaltung, Belege, Steuern, Projekte usw. So kann man in verschiedenen Kategorien suchen.

Eine absolute Stärke der APP sind die Suchfunktionen:
Man kann nach Textfragmenten suchen, diese dabei auf bestimmte Ordner oder Tags einschränken und/oder auf einen Erstellungs- oder Änderungs-Zeitraum. Es ist auch möglich, nach einem Dokumenten-Typ zu filtern, z.B. Texte, Fotos, Webseiten, Sprach-Aufzeichnungen,. Die Quelle (Smartphone, Computer, Email usw.) wird gespeichert und kann Suchkriterium sein. Häufig verwendete Suchen können abgespeichert werden (z.B. eine Liste mit todo-Aufgaben, Einträge von heute)
Es können nahezu alle Dateiarten eingebunden werden, wie Texte, Fotos, Web-Seiten, Sprach-Notizen, Filme, PDFs, Word, Excel .

Sehr nützlich ist es, die Eingangspost und handschriftliche Notizen zu sannen oder mit der Smartphone-APP zu fotografieren. Diese wandern dann zunächst in den Eingangs-Ordner und werden später in die entsprechenden Themen-Ordner verschoben. Z.B. in einer Firma kann auf allen Arbeitsplätzen darauf zugegriffen werden. Das entspricht dem Nutzen und der Qualität von teuren Dokumenten-Management-Systemen. Die Papiere werden dann vernichtet (außer Original-Dokumente, wie Steuerbelege, Urkunden, Policen etc.)

Ich habe mittlerweile alle Papierordner aufgelöst und etwa 6000 Dokumente in Evernote digitalisiert. Unterwegs kann ich mit dem Smartphone darauf zugreifen. Ich möchte mir nicht mehr vorstellen, diesen Papierwust in Ordnern abzuheften oder dann wiederfinden zu müssen.

Dokumente werden mit dem Smartphone fotografiert. Dabei wird das Format der Schriftstücke automatisch erkannt und zugeschnitten. Auch Flipchart-Notizen oder Beamer-Screens in Seminaren können so archiviert werden. So ist die App effektiv für Schüler und Studenten. Dateien, Texte, Fotos usw. können aus dem Explorer direkt an Evernote gesendet werden.

Ich habe immer nach einer Archivfunktion für Webseiten gesucht. Hier ist sie: Mit dem Add-On „Web-Clipper“ kann ich Information aus Webseiten ausschneiden (Werbung wird automatisch entfernt) und in Ordnern ablegen. Wiederfinden ist mit den oben beschriebenen Suchfunktionen kein Problem. Das ist viel besser als die Lesezeichen im Browser.

Die Daten werden auf den lokal in den Devices, aber auch in einer cloud gespeichert und synchronisiert, so ist ein automatisches Backup impliziert.
Ich kann mir täglich eine Email mit Todo’s an mich selbst senden lassen. So versäume ich keine termingebundenen Aufgaben, Kündigungstermine, Wiedervorlagen.
Nach dem „Eisenhower-Prinzip“ können Aufgaben nach A-B-C-D-Prioritäten eingeteilt und als Liste abgerufen werden.

Eine tolle Funktion ist das Beschriften und Malen in Bildern und PDFs. Damit kann ich Stellen hervorheben und darauf hinweisen. Wenn ich diese per Mail versende, sieht der Empfänger gleich, was ich meine.

Im Präsentationsmodus werden Seiten ähnlich chic angezeigt wie mit Power Point. So kann ich Dokumente elegant per Bildschirm oder per Beamer vorführen.

Dokumente oder ganze Ordner können für bestimmte Personen freigeben werden. So kann man gemeinsam an Projekten arbeiten. Gespeicherte Dokumente lassen sich von Evernote einfach per Email versenden. Man sammelt einfach per Click die Dateien und wählt den Empfänger. So ist schnell eine Anfrage beantwortet.

Allerdings hat Evernote inzwischen so viele (sinnvolle) Funktionen, dass man sich erst einmal „reinarbeiten“ muss. Auf der Seite „Erste Schritte mit Evernote“ kriegst du weitere Anregungen.

Ich empfehle, die Gratis-Version herunter zu laden und auszuprobieren.

App EVERNOTE zur (Selbst)Verwaltung